Organisatie en strategie
De noodzaak om een PIM-systeem te introduceren gaat samen met de ontwikkeling van een online strategie. Het proces ontwikkelt zich in fases die voor ieder bedrijf in meer of mindere mate hetzelfde zijn.
Fase 1 - Euforie
Vroeg of laat besluit een bedrijf om via internet te gaan verkopen, dit kan zijn doordat omzet verloren gaat of omdat het bedrijf nieuwe kansen ziet. IT krijgt de opdracht een webshop te bouwen en deze te vullen met data.
De data ligt in deze fase opgesloten in Excel sheets, emails en netwerkfolders. Als er een ERP systeem is, dient deze vaak als basis.
Na oplevering is het bedrijf trots "ook online" te zijn.
Fase 2 - Teleurstelling
Al snel blijkt de shop niet de kip met de gouden eieren te zijn. De omzet blijft achter en er wordt gemopperd over de kwaliteit van de productdata. Bij veel producten missen de afbeeldingen en omschrijvingen zijn onleesbaar omdat ze rechtstreeks uit ERP komen en vol afkortingen staan.
Het blijkt dat de shop nauwelijks onderhouden wordt en dat de verkoopafdeling de shop als een IT-project ziet.
Het roer moet om!
Fase 3 - Weg van de zelfbouw
In fase 1 en 2 is IT verantwoordelijk geweest voor online-verkoop en niet de Verkoopafdeling. Er zijn veel goedbedoelde lapmiddelen bedacht om data van A naar B te krijgen. Met veel kunst- en vliegwerk zoals Excel macro's lukt dit soms, maar de oplossingen zijn eindig.
Er ontstaat een besef dat online een kanaal is waar meer aandacht aan besteed moet worden. Er wordt budget vrij gemaakt om een goede oplossing neer te zetten die ook door Verkoop wordt ondersteund. Online wordt in deze fase onderdeel van de organisatie.
Data wordt uit de bestaande kanalen gehaald en in de nieuwe webshop geladen, vanaf dat moment kan er centraal onderhoud gepleegd worden aan de shop.
Fase 4 - Groei
Zolang het bij één shop blijft gaat het goed, in de meeste gevallen blijkt Verkoop meer te willen. Verkoop ziet kansen in dealer kanalen, wil verkopen in nieuwe landen en nieuwe brochures printen. Het blijkt dat dezelfde productdata op meerdere plaatsen noodzakelijk is, maar niet uit de bestaande shop gehaald kan worden.
Doordat iedereen doordrongen is van het belang van productdata, ontstaan er veel initiatieven. Marketing gaat op zoek naar een beeldenbank, productmanagement laat een live cycle tool bouwen en Verkoop tuigt een extra webshop op. Alles staat in het teken van de klant en alles draait om dezelfde productdata.
Deze fase kan kostbaar eindigen met veel geïsoleerde oplossingen.
Fase 5 - Product Informatie Management
Zodra men beseft dat iedereen dezelfde data op een andere manier gebruikt, is het bedrijf klaar voor de implementatie van een PIM-systeem. Het is geen vervanging van de overige systemen, maar een rationalisering ervan. PIM zorgt er voor dat productdata centraal wordt opgeslagen en iedere applicatie gebruik maakt van dezelfde bron.
Ineens blijkt het eenvoudig om meerdere webshops te voeden, leesbare productomschrijvingen te creëren en ieder product te voorzien van een goede afbeelding. PIM bewaakt doormiddel van workflows de kwaliteit van de productdata. Geen afbeelding gekoppeld betekent dat het product niet gepubliceerd kan worden.
Zodra de producten via PIM lopen gaan bedrijven productdata niet meer als last zien, maar als kans en hun meest waardevolle bezit.
